Capacidade
Alocação de equipe em projetos: como planejar horas por pessoa e mês sem sobrecarregar ninguém
Alocação de equipe em projetos é decidir, para cada pessoa e cada mês, quantas horas vão para cada projeto, dentro da capacidade que ela realmente tem. Feita em planilha, a alocação vive em duas versões que nunca batem: a do gerente que planeja e a das horas que a pessoa de fato aponta. Feita na mesma base do apontamento, ela mostra sobrecarga antes do atraso e ociosidade antes do prejuízo.
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Capacidade: o número de partida
Capacidade de uma pessoa no mês = jornada diária × dias úteis do mês, descontando feriados. Não é 160 nem 176 horas fixas:
- Mês com 22 dias úteis e jornada de 8 horas: 176 horas de capacidade.
- Mês com 19 dias úteis (feriados e emenda): 152 horas. Alocar 176 aqui já é sobrecarga.
- Férias, licenças e admissão no meio do mês reduzem a capacidade daquele mês, e a alocação precisa enxergar isso.
Alocação por pessoa, projeto e mês
A unidade útil é pessoa × projeto × mês, em horas planejadas. Percentual esconde o mês curto; hora não. Somando os projetos de uma pessoa no mês e comparando com a capacidade dela, saem os três estados que a gestão precisa ler:
| Situação | Sinal | O que fazer |
|---|---|---|
| Alocada acima da capacidade | Sobrecarga | Redistribuir horas, renegociar prazo ou trazer mais gente antes do atraso |
| Alocada bem abaixo da capacidade | Ociosidade | Antecipar trabalho, alocar em proposta nova ou rever contratação |
| Alocada perto da capacidade | Saudável | Acompanhar o realizado; a folga é para imprevistos |
Planejado e realizado no mesmo lugar
A alocação só vale se for comparada com as horas apontadas. Pessoa alocada em 60 horas que apontou 95 no projeto revela escopo mal estimado ou retrabalho; pessoa alocada em 80 que apontou 20 revela projeto parado ou alocação fictícia. Nos dois casos, a informação é sobre o projeto, e chega a tempo de agir se a comparação for mensal, não no fechamento.
Como o Origami Pulse faz alocação
No Origami Pulse, a alocação é por pessoa, projeto e mês, em horas, por papel no projeto. A capacidade sai da jornada de cada pessoa e dos feriados cadastrados pela empresa. A grade semanal de apontamento vem pré-preenchida pela alocação, então quem seguiu o planejado só confirma, e o desvio aparece por projeto e por pessoa. A visão do time mostra o ano inteiro, mês a mês, com sobrecarga e ociosidade destacadas.
Perguntas frequentes
Alocação em percentual ou em horas?
Em horas. Percentual esconde que o mês tem tamanhos diferentes: 50% em um mês de 19 dias úteis é bem menos do que em um de 22. Horas contra capacidade real do mês é o que permite ler sobrecarga de verdade.
Quem deve alocar: o gerente do projeto ou a operação?
O gerente do projeto aloca a equipe dele; a visão de portfólio compara todos os projetos e sinaliza conflito quando duas alocações estouram a capacidade da mesma pessoa. Alocar centralmente sem o gerente costuma gerar plano que ninguém segue.
E quem trabalha em coisas que não são projeto, como comercial e administrativo?
Essas horas existem e custam. A recomendação é registrá-las em atividades da empresa, separadas dos projetos de cliente, para a capacidade disponível para projetos ser realista e o custo indireto ficar visível.
Com que frequência revisar a alocação?
Mensalmente para o planejamento dos próximos meses, e semanalmente para o mês corrente, junto com o fechamento do apontamento. Alocação revisada uma vez por trimestre vira ficção antes do fim do primeiro mês.