Guia definicional
O que é PSA (Professional Services Automation)
PSA, sigla de Professional Services Automation (automação de serviços profissionais), é a categoria de software que administra o ciclo completo de uma empresa que vende serviços por projeto: da oportunidade comercial ao orçamento, da alocação de pessoas ao apontamento de horas, e do custo real à margem entregue. Diferente de uma ferramenta de tarefas, que organiza o trabalho, o PSA responde quanto cada projeto custou e quanto sobrou.
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O que um PSA faz
Um PSA junta em uma base só as quatro coisas que uma empresa de serviços costuma manter separadas: o comercial, os projetos, as pessoas e o dinheiro. Na prática, ele cobre:
- Pipeline comercial: oportunidades por etapa, com valor estimado, follow-up e histórico de interações.
- Orçamentos e propostas: montados sobre um catálogo de serviços com modelos de cobrança (escopo fixo, recorrente, taxa de sucesso e combinações), com versões e margem calculada antes de vender.
- Alocação e capacidade: quantas horas cada pessoa tem planejadas em cada projeto, por mês, e quem está sobrecarregado ou ocioso.
- Apontamento de horas: as horas trabalhadas por pessoa, projeto e atividade, que viram custo do projeto.
- Custo de pessoas: salário, encargos, benefícios e ferramentas compondo o custo por hora de cada pessoa, por tipo de contratação.
- Margem por projeto: receita contratada contra o custo das horas, fornecedores e materiais, planejado e realizado, por projeto, cliente e gerente.
- Faturamento: parcelas do projeto, emissão e recebimento acompanhados junto da margem.
PSA, ERP e ferramenta de tarefas: qual a diferença
As três categorias se sobrepõem em alguma coisa, mas respondem a perguntas diferentes. O ERP olha a empresa inteira pela contabilidade; a ferramenta de tarefas olha o trabalho do dia; o PSA olha o projeto como unidade de negócio.
| PSA | ERP | Ferramenta de tarefas | |
|---|---|---|---|
| Unidade central | O projeto vendido | A empresa e seus lançamentos | A tarefa e o quadro |
| Pergunta que responde | Quanto este projeto custou e quanto sobrou? | Quanto a empresa faturou, pagou e deve? | O que está em andamento e quem faz? |
| Custo de pessoas | Por hora, aplicado a cada hora apontada | Folha de pagamento, agregada | Não trata |
| Comercial | Oportunidade, orçamento e proposta ligados ao projeto | Pedido e nota fiscal | Não trata |
| Quem usa no dia a dia | Sócios, gerentes de projeto e a equipe que aponta horas | Financeiro e contabilidade | Toda a equipe |
Para quem o PSA faz sentido
O PSA serve para qualquer empresa cujo produto é o tempo de gente qualificada embalado em projetos. Alguns sinais de que a sua empresa se encaixa:
- Vende horas, entregas ou projetos com escopo, e não produtos de estoque.
- Tem pessoas alocadas em mais de um projeto ao mesmo tempo.
- Precifica propostas com base no custo da equipe que vai entregar.
- Precisa saber a margem de cada cliente, e não só o resultado do mês.
- Já sentiu que um projeto deu prejuízo e só descobriu depois de encerrado.
Sinais de que a planilha não dá mais conta
- A margem de um projeto é calculada uma vez, no fim, e ninguém confia no número.
- O custo da hora de cada pessoa foi estimado há mais de um ano.
- Horas em uma ferramenta, oportunidades em outra, custos na planilha do financeiro.
- O orçamento novo é o anterior com outro nome de cliente.
- Dois gerentes têm versões diferentes de quem está alocado em quê neste mês.
Como o Origami Pulse implementa o PSA
O Origami Pulse é um PSA brasileiro, feito pela Origami Lab para empresas de serviços. O fluxo é um só: a oportunidade entra no pipeline, vira orçamento versionado com margem calculada sobre o custo real da equipe, o orçamento aprovado vira projeto, o projeto recebe alocação de pessoas por mês, as pessoas apontam horas, cada hora carrega o custo de quem a fez, e a margem realizada aparece ao lado da planejada, por projeto, cliente e gerente.
Cada empresa tem seu ambiente isolado, com permissões por perfil. Teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito, com todas as funcionalidades.
Perguntas frequentes
O que significa PSA?
PSA é a sigla de Professional Services Automation, em português "automação de serviços profissionais". É a categoria de software que gerencia o ciclo comercial, operacional e financeiro de empresas que vendem serviços por projeto.
PSA é a mesma coisa que ERP?
Não. O ERP olha a empresa pela contabilidade: faturamento, contas a pagar e receber, estoque. O PSA olha o projeto como unidade de negócio: quanto custou em horas, fornecedores e materiais, e quanto sobrou. Muitas empresas de serviços usam os dois, o PSA para operar e o ERP para a contabilidade.
Empresa pequena precisa de PSA?
Precisa quem já tem mais de um projeto ao mesmo tempo e pessoas divididas entre eles. Com cinco pessoas e três clientes, a planilha ainda funciona; com quinze pessoas e dez projetos, a margem por projeto some da planilha. O Origami Pulse é por empresa, não por usuário, justamente para caber em equipes pequenas.
PSA substitui a ferramenta de tarefas?
Não necessariamente. A ferramenta de tarefas organiza o trabalho do dia; o PSA transforma horas em custo e custo em margem. O Pulse tem apontamento de horas e atividades de projeto, o que para muitas equipes dispensa a ferramenta separada, mas a decisão é da equipe.
Quanto custa um PSA?
O Origami Pulse tem teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito, com todas as funcionalidades. Ao fim do período de teste, fale com a Origami Lab para continuar usando a ferramenta. Contato: italo@origamilab.com.br.